This Privacy Policy is our notice under the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA). It explains what personal data we collect when you use rumahilham.com or app.rumahilham.com, sign up for a virtual office, book a room, visit Rumah Ilham or contact us, why we collect it, who we share it with and what you can ask us to do with it. The Bahasa Malaysia version follows the English version below. If the two differ, the English version applies.
1. Who is responsible for your data
ARIEF CAPITAL SDN. BHD. (Company Registration No. 202501018300 (1619714-X)), which operates Rumah Ilham, is the data controller. Contact us at [email protected], WhatsApp +60 10-982 4879, or Rumah Ilham, Lot 3020, Cyberview Gardens Villas & Office Complex, Persiaran Multimedia, Cyber 7, 63000 Cyberjaya, Selangor. You can reach our data protection officer at [email protected].
2. What we collect
| Kind of data | Examples | When |
|---|---|---|
| Contact details | Name, email, phone number | Sign-in, sign-up, bookings, enquiries |
| Business details | Company or business name, SSM registration number and records, nature of business, registered office address, names mail may be addressed to | Virtual office sign-up |
| Identity documents | Copies of NRIC or passport of owners, partners, directors, shareholders with 25% or more, and anyone applying on the business's behalf; letters of authorisation | Virtual office sign-up |
| Mail records | Sender, date and type of each item we receive for you, and scans of letters if you use scan-and-notify | While your plan is active |
| Bookings and use | Rooms booked, dates, guest numbers and layouts | Bookings |
| Payments | Invoices, amounts, payment status and reference, bank details for refunds. Card numbers are handled by Billplz and never reach us | Payments and refunds |
| Messages | Emails, WhatsApp messages and enquiry form details you send us | When you contact us |
| Technical data | IP address, browser and device type, pages visited in the app, sign-in times, and the link or campaign that brought you to us | When you use the website or app |
| CCTV and entry records | Video from cameras at the entrance and common areas, and the card number and time each access card is used | When you visit Rumah Ilham |
Giving us contact, business and identity details is needed for a virtual office: without them we cannot check your application or provide the address, so we would have to reject it. Contact details are needed to book a room. Everything else is voluntary.
If you give us data about other people, such as directors, shareholders, staff or guests, please tell them about this policy, and make sure you are allowed to share it with us.
3. Why we use it
- To create and secure your account and send sign-in codes.
- To check virtual office applications, confirm who owns and runs a business, and refuse or close accounts used for unlawful purposes.
- To provide the address, the address confirmation letter and its online validity check, mail handling, bookings and access cards.
- To take payments, issue invoices and receipts, pay refunds and keep financial records.
- To send service emails: confirmations, reminders, renewals, mail notices and changes to our terms.
- To keep Rumah Ilham, the people in it and our systems safe, including through CCTV and entry records, and to prevent fraud and investigate misuse.
- To understand how people use the website and app, so we can improve them.
- To meet our legal duties, for example tax, company and anti-money laundering rules, and requests from the authorities.
- With your consent, to send news about Rumah Ilham programmes and events. You can stop these at any time.
We process your data with your consent, which you give by agreeing to this policy when you sign up or book, and where it is needed to provide the service you asked for, to meet a legal duty, or for the other purposes allowed by the PDPA. Signs at the entrance tell visitors that CCTV is in use.
4. Who we share it with
We do not sell your personal data. We share it only with:
| Who | Why | Where |
|---|---|---|
| Supabase | Hosts our database, sign-in and document storage | Singapore |
| Cloudflare | Hosts the website and app and protects them from attacks | Global network |
| Resend | Sends our emails, including sign-in codes | United States |
| Billplz | Processes payments and refunds | Malaysia |
| Google Workspace | Runs our [email protected] mailbox | Global |
| WhatsApp (Meta) | When you choose to message us on WhatsApp | Global |
| Programme partners, such as Muafakat Usahawan Integriti (MUIN) | Only when you join a programme we run with them or use their promo code: your name, business name, contact details and attendance, so they can run the programme or confirm their code was used | Malaysia |
| Our accountants, auditors, company secretary and lawyers | Professional advice, audits and legal duties | Malaysia |
| Government bodies, regulators, courts and the police | When the law requires it or to protect our legal rights | Malaysia |
Our service providers may only use your data to provide their service to us and must keep it secure. Partners may only use the details we share for the programme or offer you joined.
5. Transfers outside Malaysia
Some of our providers store or handle data outside Malaysia, mainly in Singapore and the United States. We use them because they are needed to run the services you sign up for, and we choose providers that are bound by contract to protect personal data. By agreeing to this policy you consent to these transfers.
6. Cookies and similar technology
The website and app use only what they need to work: a sign-in session, and temporary storage that remembers the plan or slot you picked while you sign in or pay. We do not use advertising cookies. The website loads fonts from Google Fonts, which receives your IP address.
7. How we protect it
Documents are kept in private storage and opened by staff only through short-lived links. All traffic is encrypted. Staff sign in with one-time codes, and every time staff view a document, approve an application or pay a refund, it is logged. Card details never reach our systems. CCTV footage is viewed only by authorised staff. If a data breach is likely to cause you significant harm, we will tell you and the Personal Data Protection Commissioner as the PDPA requires.
8. How long we keep it
We keep your data for as long as you are a client and then for as long as the law requires for tax, accounting and company records, which is usually 7 years. Documents from applications we reject are kept for 12 months, and CCTV footage for about 30 days unless it is needed to look into an incident. After that, we delete the data or make it anonymous.
9. Your rights
You can ask to see or correct the personal data we hold about you (you can also update most details yourself in the app), withdraw your consent, stop marketing, or have your data sent to another organisation where this is technically possible. Email [email protected]. We may ask you to prove who you are, and we reply within 21 days. Withdrawing consent may mean we can no longer provide a service that depends on it.
10. Children
Our services are for businesses and adults. We do not knowingly collect data from anyone under 18.
11. Contact and complaints
Questions or complaints about your personal data go to our data protection officer at [email protected], or to [email protected]. If you are not satisfied with our reply, you can complain to the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia.
12. Changes to this policy
We may update this policy. The current version is always at rumahilham.com/privacy, with the date it was last updated. If we make an important change, we will email active clients before it takes effect.
Dasar Privasi (Bahasa Malaysia)
Dikemas kini: 26 Oktober 2026
Dasar Privasi ini ialah notis kami di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA). Ia menerangkan data peribadi yang kami kumpul apabila anda menggunakan rumahilham.com atau app.rumahilham.com, mendaftar pejabat maya, menempah bilik, melawat Rumah Ilham atau menghubungi kami, sebab kami mengumpulnya, dengan siapa kami berkongsi dan apa yang boleh anda minta kami lakukan. Jika terdapat percanggahan antara versi Bahasa Malaysia dan versi Bahasa Inggeris, versi Bahasa Inggeris terpakai.
1. Siapa yang bertanggungjawab ke atas data anda
ARIEF CAPITAL SDN. BHD. (No. Pendaftaran Syarikat 202501018300 (1619714-X)), pengendali Rumah Ilham, ialah pengawal data. Hubungi kami di [email protected], WhatsApp +60 10-982 4879, atau Rumah Ilham, Lot 3020, Cyberview Gardens Villas & Office Complex, Persiaran Multimedia, Cyber 7, 63000 Cyberjaya, Selangor. Pegawai perlindungan data kami boleh dihubungi di [email protected].
2. Data yang kami kumpul
| Jenis data | Contoh | Bila |
|---|---|---|
| Butiran perhubungan | Nama, e-mel, nombor telefon | Log masuk, pendaftaran, tempahan, pertanyaan |
| Butiran perniagaan | Nama syarikat atau perniagaan, nombor dan rekod pendaftaran SSM, jenis perniagaan, alamat pejabat berdaftar, nama penerima surat | Pendaftaran pejabat maya |
| Dokumen pengenalan | Salinan MyKad atau pasport pemilik, rakan kongsi, pengarah, pemegang saham 25% atau lebih, dan sesiapa yang memohon bagi pihak perniagaan; surat kebenaran | Pendaftaran pejabat maya |
| Rekod surat | Pengirim, tarikh dan jenis setiap barang yang kami terima untuk anda, dan imbasan surat jika anda memilih imbas-dan-maklum | Sepanjang pelan anda aktif |
| Tempahan dan penggunaan | Bilik ditempah, tarikh, bilangan tetamu dan susun atur | Tempahan |
| Bayaran | Invois, jumlah, status dan rujukan bayaran, butiran bank untuk bayaran balik. Nombor kad dikendalikan oleh Billplz dan tidak sampai kepada kami | Bayaran dan bayaran balik |
| Mesej | E-mel, mesej WhatsApp dan butiran borang pertanyaan yang anda hantar | Apabila anda menghubungi kami |
| Data teknikal | Alamat IP, jenis pelayar dan peranti, halaman yang dilawati dalam aplikasi, waktu log masuk, dan pautan atau kempen yang membawa anda kepada kami | Apabila anda menggunakan laman web atau aplikasi |
| CCTV dan rekod masuk | Rakaman kamera di pintu masuk dan kawasan bersama, serta nombor kad dan masa setiap kad akses digunakan | Apabila anda melawat Rumah Ilham |
Butiran perhubungan, perniagaan dan pengenalan diperlukan untuk pejabat maya: tanpanya kami tidak dapat menyemak permohonan anda atau menyediakan alamat, jadi permohonan terpaksa ditolak. Butiran perhubungan diperlukan untuk menempah bilik. Selebihnya adalah secara sukarela.
Jika anda memberi kami data orang lain, seperti pengarah, pemegang saham, kakitangan atau tetamu, sila maklumkan mereka tentang dasar ini dan pastikan anda dibenarkan berkongsi data tersebut dengan kami.
3. Tujuan kami menggunakannya
- Untuk mewujudkan dan melindungi akaun anda serta menghantar kod log masuk.
- Untuk menyemak permohonan pejabat maya, mengesahkan pemilik dan pengurus perniagaan, dan menolak atau menutup akaun yang digunakan bagi tujuan yang menyalahi undang-undang.
- Untuk menyediakan alamat, surat pengesahan alamat dan semakan kesahihannya dalam talian, pengendalian surat, tempahan dan kad akses.
- Untuk menerima bayaran, mengeluarkan invois dan resit, membuat bayaran balik dan menyimpan rekod kewangan.
- Untuk menghantar e-mel perkhidmatan: pengesahan, peringatan, pembaharuan, notis surat dan perubahan terma kami.
- Untuk memastikan keselamatan Rumah Ilham, orang di dalamnya dan sistem kami, termasuk melalui CCTV dan rekod masuk, serta mencegah penipuan dan menyiasat salah guna.
- Untuk memahami cara laman web dan aplikasi digunakan supaya kami dapat menambah baiknya.
- Untuk mematuhi kewajipan undang-undang, contohnya peraturan cukai, syarikat dan pencegahan pengubahan wang haram, serta permintaan pihak berkuasa.
- Dengan persetujuan anda, untuk menghantar berita tentang program dan acara Rumah Ilham. Anda boleh berhenti menerimanya pada bila-bila masa.
Kami memproses data anda dengan persetujuan anda, yang anda berikan apabila bersetuju dengan dasar ini semasa mendaftar atau menempah, dan apabila perlu untuk menyediakan perkhidmatan yang anda minta, mematuhi kewajipan undang-undang, atau bagi tujuan lain yang dibenarkan oleh PDPA. Papan tanda di pintu masuk memaklumkan pelawat bahawa CCTV digunakan.
4. Dengan siapa kami berkongsi
Kami tidak menjual data peribadi anda. Kami hanya berkongsi dengan:
| Siapa | Sebab | Lokasi |
|---|---|---|
| Supabase | Mengehos pangkalan data, log masuk dan simpanan dokumen kami | Singapura |
| Cloudflare | Mengehos laman web dan aplikasi serta melindunginya daripada serangan | Rangkaian global |
| Resend | Menghantar e-mel kami, termasuk kod log masuk | Amerika Syarikat |
| Billplz | Memproses bayaran dan bayaran balik | Malaysia |
| Google Workspace | Mengendalikan peti mel [email protected] | Global |
| WhatsApp (Meta) | Apabila anda memilih untuk menghantar mesej kepada kami melalui WhatsApp | Global |
| Rakan program, seperti Muafakat Usahawan Integriti (MUIN) | Hanya apabila anda menyertai program yang kami jalankan bersama mereka atau menggunakan kod promosi mereka: nama, nama perniagaan, butiran perhubungan dan kehadiran anda, supaya mereka dapat menjalankan program atau mengesahkan penggunaan kod mereka | Malaysia |
| Akauntan, juruaudit, setiausaha syarikat dan peguam kami | Nasihat profesional, audit dan kewajipan undang-undang | Malaysia |
| Badan kerajaan, pengawal selia, mahkamah dan polis | Apabila dikehendaki oleh undang-undang atau untuk melindungi hak undang-undang kami | Malaysia |
Pembekal perkhidmatan kami hanya boleh menggunakan data anda untuk menyediakan perkhidmatan mereka kepada kami dan mesti menjaga keselamatannya. Rakan program hanya boleh menggunakan butiran yang kami kongsi untuk program atau tawaran yang anda sertai.
5. Pemindahan ke luar Malaysia
Sesetengah pembekal kami menyimpan atau mengendalikan data di luar Malaysia, terutamanya di Singapura dan Amerika Syarikat. Kami menggunakan mereka kerana mereka diperlukan untuk menjalankan perkhidmatan yang anda langgan, dan kami memilih pembekal yang terikat dengan kontrak untuk melindungi data peribadi. Dengan bersetuju dengan dasar ini, anda bersetuju dengan pemindahan tersebut.
6. Kuki dan teknologi serupa
Laman web dan aplikasi hanya menggunakan apa yang diperlukan untuk berfungsi: sesi log masuk, dan simpanan sementara yang mengingati pelan atau slot yang anda pilih semasa anda log masuk atau membuat bayaran. Kami tidak menggunakan kuki pengiklanan. Laman web memuatkan fon daripada Google Fonts, yang menerima alamat IP anda.
7. Cara kami melindunginya
Dokumen disimpan dalam simpanan peribadi dan hanya dibuka oleh kakitangan melalui pautan jangka pendek. Semua trafik disulitkan. Kakitangan log masuk dengan kod sekali guna, dan setiap kali kakitangan melihat dokumen, meluluskan permohonan atau membuat bayaran balik, ia direkodkan. Butiran kad tidak sampai ke sistem kami. Rakaman CCTV hanya dilihat oleh kakitangan yang diberi kuasa. Jika pelanggaran data mungkin menyebabkan kemudaratan yang ketara kepada anda, kami akan memaklumkan anda dan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi seperti yang dikehendaki oleh PDPA.
8. Tempoh kami menyimpannya
Kami menyimpan data anda selagi anda menjadi pelanggan, dan selepas itu selama tempoh yang dikehendaki oleh undang-undang bagi rekod cukai, perakaunan dan syarikat, biasanya 7 tahun. Dokumen daripada permohonan yang ditolak disimpan selama 12 bulan, dan rakaman CCTV selama kira-kira 30 hari melainkan diperlukan untuk menyiasat sesuatu kejadian. Selepas itu, kami memadam data atau menjadikannya tanpa nama.
9. Hak anda
Anda boleh meminta untuk melihat atau membetulkan data peribadi yang kami simpan tentang anda (kebanyakan butiran juga boleh dikemas kini sendiri dalam aplikasi), menarik balik persetujuan, menghentikan pemasaran, atau meminta data anda dihantar kepada organisasi lain jika boleh dilakukan secara teknikal. E-mel [email protected]. Kami mungkin meminta bukti identiti anda, dan kami akan membalas dalam tempoh 21 hari. Penarikan balik persetujuan mungkin bermakna kami tidak lagi dapat menyediakan perkhidmatan yang bergantung kepadanya.
10. Kanak-kanak
Perkhidmatan kami adalah untuk perniagaan dan orang dewasa. Kami tidak sengaja mengumpul data daripada sesiapa yang berumur bawah 18 tahun.
11. Hubungan dan aduan
Pertanyaan atau aduan tentang data peribadi anda boleh dihantar kepada pegawai perlindungan data kami di [email protected], atau ke [email protected]. Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.
12. Perubahan kepada dasar ini
Kami mungkin mengemas kini dasar ini. Versi terkini sentiasa terdapat di rumahilham.com/privacy, bersama tarikh ia dikemas kini. Jika kami membuat perubahan penting, kami akan menghantar e-mel kepada pelanggan aktif sebelum ia berkuat kuasa.